O Arquivo camarário que constitui o núcleo principal deste serviço público, formou-se, no fim da Idade Média, nos antigos Paços do Concelho, localizados dentro das muralhas e daí transitou para o Senado municipal construído no século XVIII no Terreiro do Poço Tapado (hoje largo dos Paços do Concelho).
O conjunto documental foi enriquecido no século XIX com a entrada dos fundos das Câmaras de Lavre e Cabrela, extintas com a reforma liberal. Entretanto já nos anos 30 do século XX numerosos e valiosos documentos são furtados e vendidos (entre eles o Foral de Leitura Nova de 1503). Com a reconstrução dos Paços do Concelho, nos anos 60, o Arquivo foi removido para o Cine Teatro Curvo Semedo, perdendo-se em parte devido às condições de transporte e acondicionamento a que foi sujeito.
A organização deste património documental a titulo definitivo realizou-se a partir de 1982, assistindo-se à incorporação de outros acervos como a Misericórdia de Lavre, Juntas de Freguesia de Cabrela e Lavre e ainda de documentação Camarária mais recente. O Arquivo Histórico Municipal entrou em funcionamento em 1983 nas instalações do Antigo Convento de S. João de Deus, partilhando esse espaço com a Biblioteca Municipal.
Integrado no Arquivo encontra-se também o CDARA – Centro de Documentação e Arquivo da Reforma Agrária – fundo documental proveniente de antigas unidades colectivas de produção agro-pecuária de todo o Alentejo e Ribatejo. Este conjunto documental reunido por iniciativa do município e por oferta dos respectivos detentores, destina-se a salvar do desaparecimento arquivos empresariais nos quais poderão ser estudadas as formas de organização, a actividade económica, as relações sociais e outras vertentes do período da história da região em que ocorreu a Reforma Agrária.
Paralelamente com os fundos referidos funciona o Arquivo Intermédio do município, que acondiciona e disponibiliza os documentos de carácter administrativo que ainda não integram o Arquivo Histórico e que já possuem reduzido interesse prático.
Em simultâneo, este espaço irá também dispor de um Arquivo Fotográfico que tratará e acondicionará documentos em suportes especiais, permitindo a salvaguarda da memória visual do concelho.
A assinatura do acordo de colaboração entre a Câmara Municipal de Montemor – o – Novo e o Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo com vista à integração do Arquivo Municipal de Montemor – o – Novo na Rede de Arquivos Municipais, permitiu a recuperação e adaptação do edifício da antiga Cadeia Civil - construída na década de 30 do século XX e que há muitos anos tinha deixado de ter essa função - e a sua utilização para um novo fim: a salvaguarda e divulgação do património documental de Montemor – o – Novo e da região em que se situa.
Integrado nas comemorações do Dia do Município, de S. João de Deus e Internacional da Mulher, realizou-se, no dia 8 de Março de 2008, a inauguração do Arquivo Municipal de Montemor-o-Novo.
